Pipeline Management Grzech Główny #6: Czerwone śledzie, czyli niska wiarygodność raportowanych danych

Pipeline management red herring - no trust in data.

Wielu szefów wątpi w dokładność, czy nawet prawdziwość danych zawartych w raporcie pipeline. Często spotykam się z opinią klientów, że pipeline’y są pełne fantastyki (nawet powstało nowe rozwinięcie akronimu SF, czyli sales fiction) i zapytaniem, czy mam jakiś pomysł na systemowe posprzątanie tego bałaganu?

Najczęściej taki stan rzeczy jest spowodowany brakiem systematycznej weryfikacji tego, co siły sprzedaży wpisują do swoich raportów pipeline.

Sprzedawcy (z jednej strony będąc z natury optymistami, a z drugiej chcąc pokazać swoją pracę z jak najlepszej strony) wpisują bezkrytycznie szanse sprzedaży, które niejednokrotnie pozbawione są jakichkolwiek znamion realności. Dodatkowo kultura nadmiernej presji, której często poddawane są działy sprzedaży wzmacnia to zjawisko. Ponieważ znacznie bezpieczniej jest wpisać cokolwiek i w razie potrzeby wykreślić, niż nie wpisać nic. W efekcie spotykamy sytuacje, kiedy klient niezobowiązująco zapytał o cenę lub o jakąkolwiek informację i nagle został zaraportowany z 50% prawdopodobieństwem sukcesu (!?). Oczywiście pipeline, czy lejek pozwalający przypisywać szansom sprzedaży wartości w oderwaniu od jakościowej oceny jest wadliwy i należy go skorygować, aby systemowo wspierał przełożonych i eliminował „bajkopisarstwo”. Dzięki poprawnemu działaniu systemu bezpośredni przełożeni odzyskają kontrolę nad jakością i wiarygodnością danych. Natomiast samo kierownictwo sprzedaży, które nie omawia cyklicznie, przynajmniej najważniejszych tematów, również poprzez swoje zaniechanie tworzy atmosferę sprzyjającą „czerwonym śledziom”.

Skutki:

W raportach pipeline mamy trzy rodzaje „systemowych” nierzetelności:

1. śmieciowe lub przeterminowane szanse sprzedaży, zazwyczaj powodowane zwyczajną niechlujnością pracy, raz w miesiącu wpiszmy cokolwiek, nie będą się czepiać

2. wydmuszki sprzedażowe i „czerwone śledzie”, czyli nierealne szanse sprzedaży mające odwrócić uwagę kierownictwa oraz

3. rzeczywiste szanse sprzedaży rejestrowane na etapie finalizacji w związku z tym nic nie mówiące o procesie sprzedaży, a jedynie pokazujące efekt, który już zaistniał

Wprowadza to brak przejrzystości i możliwości rzetelnej oceny działań handlowych (kierunku, ilości, jakości) oraz jakiegokolwiek wnioskowania na temat realnej prognozy przychodów. Jeżeli nie potrafię mierzyć działań handlowych w obrębie K-I-J (kierunek, ilość, jakość), oznacza to że mój wpływ na zarządzanie tymi działaniami jest bardzo ograniczony. Wtedy zarządy i właściciele firm sceptycznie odniosą się do prezentowanych informacji ponieważ nie będą mogli na nich polegać. A to prowadzi wprost do osłabienia pozycji działu sprzedaży w organizacji. W wielu biznesach (np.: w spółkach giełdowych) brak sprawdzalności prognozowanych przychodów jest nieakceptowalny, gdyż skutkuje spadkiem wiarygodności, a w konsekwencji obniżeniem wyceny przedsiębiorstwa.

Recepta:

1. Ustal precyzyjne kryteria wejścia szansy sprzedaży do raportu pipeline (tę kwestię szerzej omawialiśmy w pierwszym artykule z serii „7 grzechów głównych pipeline management”: 7 Grzechów Głównych Pipeline Management). Twoje kryteria wejścia powinny precyzyjnie odsiewać ziarna od plew, np. eliminować wszystkie potencjalne szanse sprzedaży bez potwierdzonego budżetu klienta lub z budżetem daleko niższym od naszej średniej wartości zamówienia.

2. Ustal jednoznaczne kryteria progresu dla poszczególnych etapów procesu sprzedaży lub zakupu, tzn. co musi być spełnione, aby szansa sprzedaży została przeniesiona na kolejny etap. W tym obszarze używaj czasowników dokonanych, np.: złożyliśmy ofertę, a nie składaliśmy ofertę lub składamy ofertę.

3. Regularnie rozmawiaj ze sprzedawcami o szansach sprzedaży, prowadź cykliczne spotkania pipeline’owe podczas których sprzedawcy będą prezentowali postępy swoich działań, a Ty dzięki ustalonym kryteriom łatwo zweryfikujesz otrzymane informacje (z jakiego powodu szansa sprzedaży jest w pipeline?, z jakiego powodu szansa sprzedaży weszła na kolejny poziom zaawansowania?). Pamiętaj, aby Wasze cykliczne spotkania pipeline’owe miały stałe miejsce w kalendarzu, nie były odwoływane (bo klient, bo zarząd, bo cokolwiek) oraz miały stałą agendę. Jeżeli Ty będziesz poważnie traktował Wasze cykliczne spotkania pipeline’owe, Twoi ludzie również zaczną.

4. Udzielaj na bieżąco informacji zwrotnej handlowcom, kiedy kryteria wejścia lub progresu nie są spełnione

5. Bez wahania (na początku ręcznie z feedbackiem dla sprzedaży, później systemowo) usuwaj z pipeline’u (lub koryguj) szanse sprzedaży niespełniające kryteriów wejścia lub progresu.

6. Na spotkaniach zarządu pokazuj oczyszczone dzięki kryteriom pipeline’y oraz prognozy z nich wynikające. Wytłumacz jak działa Wasz pipeline, z pewnością spotka się to z pozytywnym przyjęciem.

Jeżeli chciałbyś poznać praktyczne przykłady raportów pipeline wykorzystujących twarde kryteria wejścia oraz oceny szansy sprzedaży skontaktuj się z nami.

Chętnie porozmawiamy i pokażemy jak firmy z podobnych branż do Twojej uzyskały wysoką wiarygodność prognoz sprzedaży.

andrzej@monastyrski.net

Zobacz także: Sales pipeline management

#PipelineManagement #SalesPipeline #SalesEnablement #SalesLeadership #HealthyPipeline #SalesManagement #CEO

Cover picture: a detail from the Temptation of St Anthony by H. Bosch